Электронный документооборот

Здравствуйте, дорогие читатели. Этой статьей мы открываем серию заметок о процессе внедрения электронного документооборота, сокращенно - ЭДО. Считается, что правильнее употреблять термин СЭД (система электронного документооборота), но нам больше нравится ЭДО.

Многим известно, что выбор системы электронного документооборота в вопросе автоматизации делопроизводства – это меньшая часть проблемы, далее идут куда более важные и трудоемкие шаги, среди которых самый значимый и порой дорогостоящий - внедрение ЭДО. Стоимость таких услуг может превышать стоимость самих лицензий в несколько раз. Порой Заказчика приводят в шок суммы смет, выставленных компанией-интегратором за полноценное внедрение программного продукта. Дирекция начинает искать пути снизить эти затраты, ведь в их понимании самое сложное и дорогостоящее уже позади: «Мы же уже купили самокат, давайте на нём сразу поедем». Хочется отметить, понимание того, что системы автоматизации необходимо обязательно внедрять, стало встречаться гораздо чаще, и это должно положительно отразиться на статистике успешных внедрений.

Так есть ли полноценная альтернатива дорогостоящему внедрению силами сторонней организации? Считаем, что есть. Естественно, если не внедрять за деньги, то остается это делать своими силами, однако, при таком варианте увеличивается риск получить отрицательный результат. Вот типичные причины неудачных проектов по внедрению:

1. Неправильный выбор системы;
2. Неграмотное управление проектом внедрения;
3. Отсутствие интереса у руководства;
4. Экономия на различных аспектах внедрения;
5. Невнимание к документационному обеспечению управления (ДОУ). Отсутствие стратегии, политик и регламентов
6. Другие.

Что же делать, если необходимо внедрить систему электронного документооборота с минимальными затратами, но опыта внедрения своими силами просто нет?

Приведем некоторые факторы, которые, на наш взгляд, помогут повысить вероятность успешного внедрения:

1. Договор технической поддержки с разработчиком или его партнером продолжительностью как минимум несколько месяцев. В рамках этого договора предстоит решать огромное количество мелких задач по доработкам и настройкам системы. Обычно стоимость такого рода услуг в год составляет определенный % от стоимости лицензий программного продукта. Техническую поддержку можно оказывать и удаленно при помощи видео связи и других новшеств компьютерной техники.
2. У проекта внедрения должен быть энтузиаст или идейный вдохновитель. Человек, который искренне заинтересован в успешном окончании проекта. Материальная заинтересованность, тоже приветствуется, но лучше, чтобы эти две мотивационные силы гармонично сочетались;
3. Наличие у идейного вдохновителя проекта необходимых прав и полномочий. Крайне желательно навыки работы в ЭДО или полноценное обучение его системе;
4. Тотальное документирование и регламентирование. Пока система электронного документооборота не начала полноценно функционировать, все доработки и решения по её использованию лучше оформлять письменно;
5. Заинтересованность руководства в автоматизации. Возможно, идейный вдохновитель внедрения системы ЭДО сможет убедить дирекцию, что системой нужно активно пользоваться, и без участия руководства она не будет полноценно функционировать. Но лучше, чтобы инициатива внедрения системы шла от руководителей к исполнителям.

 Успешных внедрений!

 ALPHA team

 Все написанное является личным мнением автора. Его мнение может не совпадать с Вашим, поэтому предлагаем конструктивный диалог в случае разногласий. Пишите нам на support@alpha-doc.ru