Электронный документооборот

«АЛЬФА ДОК». Просто. Быстро. Надежно

Главная страница Карта сайта Форма обратной связи Обратный звонок
/ Это интересно
Средний бумажный документ
— имеет 19 копий

Термины и определения

Документ – единица документооборота в организации, документ содержит файлы, описательную часть и маршрут.

Файлы (в документе) – основное содержание документа, файлы прикладываются к документу и не могут быть удалены. Присоединенные файлы защищаются электронной подписью.

Проект – атрибут документа, показывает, к какой области деятельности компании относится данный документ. Все документы группируются по проектам. Доступ к каждому из проектов ограничен. Если сотрудник, координирующий документооборот в организации, имеет доступ к проекту, это означает, что он имеет доступ ко всем документам проекта. Доступ к проекту предоставляется сотруднику в соответствии с его должностными обязанностями.

Маршрут документа – последовательность подписания/выполнения документа.

Элементарный маршрут – одна из точек маршрута. Бывает 3 видов:

•  Согласование;
•  Уведомление;
•  Поручение.

Каждый элементарный маршрут имеет своего контролера (от кого) и исполнителя (кому).

Контролер – ответственный за документ или поручение / согласование / уведомление.

Исполнитель – тот, кому документ передан для согласования, на уведомление или для выполнения поручения. Исполнитель может быть задан по ФИО и по Должности.

Согласование – элементарный маршрут, требует от исполнителя выбора одного из двух действий – подтверждения либо отклонения. В случае отклонения согласования движение документа по маршруту приостанавливается.

Уведомление - элементарный маршрут, предназначен для оповещения пользователя о том или ином событии. В отличие от согласования, у исполнителя есть только один вариант ответа – «ознакомлен».

Поручение - элементарный маршрут, обязывает исполнителя выполнить действие и отчитаться. Контролер поручения может подтвердить или отклонить отчет.

ЭЦП – электронная цифровая подпись, механизм позволяющий защищать содержимое документа. ЭЦП показывает, какие файлы содержал документ на момент его согласования исполнителем. Если файл 1 был добавлен после согласования, то ЭЦП исполнителя не визирует файл 1, и считается, что исполнитель не согласовывал этот файл.

Доступ к документу – сотрудник имеет доступ ко всем документам тех проектов, доступ к которым для него разрешен. Кроме этого, сотрудник имеет доступ ко всем документам, в которых он заявлен как исполнитель. Документы, перечисленные на вкладке «Документы» (связанные документы) также доступны специалисту, контролирующему документооборот в организации.

Не забудьте ознакомиться с легендой диаграммы Ганта.

/ Словарь
Контроль исполнения документов
— совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов
/ Новости
Интеграция с ССТУ.РФ
В версии 149 будет доступна автоматическая выгрузка результатов обращений граждан на портал ССТУ.РФ
Новая версия 148 MSSQL
Вышла новая версия клиентского модуля документооборота «АЛЬФА ДОК». Обновление произойдет автоматически при следующем запуске системы, если Ваша база данных соответсвует новой версии клиента.
При копировании материалов с сайта обязательна ссылка на источник. Обращаем ваше внимание на то, что данный интернет-сайт носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями Статьи 437 (2) Гражданского кодекса Российской Федерации.