Электронный документооборот

«АЛЬФА ДОК». Просто. Быстро. Надежно

Главная страница Карта сайта Форма обратной связи Обратный звонок
/ Это интересно
Средний бумажный документ
— имеет 19 копий

Термины и определения

Документ – единица документооборота в организации, документ содержит файлы, описательную часть и маршрут.

Файлы (в документе) – основное содержание документа, файлы прикладываются к документу и не могут быть удалены. Присоединенные файлы защищаются электронной подписью.

Проект – атрибут документа, показывает, к какой области деятельности компании относится данный документ. Все документы группируются по проектам. Доступ к каждому из проектов ограничен. Если сотрудник, координирующий документооборот в организации, имеет доступ к проекту, это означает, что он имеет доступ ко всем документам проекта. Доступ к проекту предоставляется сотруднику в соответствии с его должностными обязанностями.

Маршрут документа – последовательность подписания/выполнения документа.

Элементарный маршрут – одна из точек маршрута. Бывает 3 видов:

•  Согласование;
•  Уведомление;
•  Поручение.

Каждый элементарный маршрут имеет своего контролера (от кого) и исполнителя (кому).

Контролер – ответственный за документ или поручение / согласование / уведомление.

Исполнитель – тот, кому документ передан для согласования, на уведомление или для выполнения поручения. Исполнитель может быть задан по ФИО и по Должности.

Согласование – элементарный маршрут, требует от исполнителя выбора одного из двух действий – подтверждения либо отклонения. В случае отклонения согласования движение документа по маршруту приостанавливается.

Уведомление - элементарный маршрут, предназначен для оповещения пользователя о том или ином событии. В отличие от согласования, у исполнителя есть только один вариант ответа – «ознакомлен».

Поручение - элементарный маршрут, обязывает исполнителя выполнить действие и отчитаться. Контролер поручения может подтвердить или отклонить отчет.

ЭЦП – электронная цифровая подпись, механизм позволяющий защищать содержимое документа. ЭЦП показывает, какие файлы содержал документ на момент его согласования исполнителем. Если файл 1 был добавлен после согласования, то ЭЦП исполнителя не визирует файл 1, и считается, что исполнитель не согласовывал этот файл.

Доступ к документу – сотрудник имеет доступ ко всем документам тех проектов, доступ к которым для него разрешен. Кроме этого, сотрудник имеет доступ ко всем документам, в которых он заявлен как исполнитель. Документы, перечисленные на вкладке «Документы» (связанные документы) также доступны специалисту, контролирующему документооборот в организации.

Не забудьте ознакомиться с легендой диаграммы Ганта.

/ Словарь
Компьютерная программа
— последовательность инструкций, предназначенная для исполнения устройством управления вычислительной машины.
/ Новости
Новая версия 149 MSSQL
Вышла новая версия клиентского модуля документооборота «АЛЬФА ДОК». Обновление произойдет автоматически при следующем запуске системы, если Ваша база данных соответсвует новой версии клиента.
Интеграция с ССТУ.РФ
В версии 149 будет доступна автоматическая выгрузка результатов обращений граждан на портал ССТУ.РФ
При копировании материалов с сайта обязательна ссылка на источник. Обращаем ваше внимание на то, что данный интернет-сайт носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями Статьи 437 (2) Гражданского кодекса Российской Федерации.