Электронный документооборот

«АЛЬФА ДОК». Просто. Быстро. Надежно

Главная страница Карта сайта Форма обратной связи Обратный звонок
/ Это интересно
Средний бумажный документ
— имеет 19 копий

Для того чтобы лучше понять подход к автоматизации делопроизводства на предприятии, использованный в системе «АЛЬФА ДОК», ознакомьтесь с примерами маршрутов документов, но перед этим прочтите краткую шпаргалку по используемым терминам и посмотрите легенду для диаграммы Ганта.

Пример маршрута

Пример №1. Самый простой маршрут, состоящий из одного элемента (уведомления).
Как читать диаграмму: В пятницу 18 июня 2010г. Специалист контролирующий делопроизводство на предприятии создал уведомление (отображается голубым цветом) сотруднику Смирнову сроком до конца текущего рабочего дня. В тот же день документ был запущен в работу (об этом говорит надпись "Старт маршрута") и исполнительный Смирнов поставил свою резолюцию об ознакомлении с документом и его содержимым (об этом говорит штриховка элемента слева направо). 

Пример маршрута

Пример №2. Простое поручение сотруднику. 
Как читать диаграмму: В пятницу 11 июня 2010г. контролер документа создал поручение (отображается зеленым цветом) сотруднику Иванову сроком 1 рабочий день. Поскольку задание было создано в течение рабочего дня перед праздниками "День России" и выходными, то система автоматически поставила срок на 15 июня, отведя исполнителю остаток текущего рабочего дня и целый рабочий день (вторник 15 июля) на выполнение задания. Исполнительный Иванов выполнил задание во вторник (штриховка слева направо), а не менее ответственный контролер проверил выполнение и подтвердил правильное выполнение задания (штриховка справа налево).

 Пример маршрута

Пример №3. Реализация бизнес-процесса согласования договора на поставку и контроль поставки. 
Как читать диаграмму: В четверг 29 июля 2010г. контролер документа создал маршрут согласования договора на поставку техники. Он состоит из 3-х согласований, 1-го поручения и 1-го уведомления. Первыми запускаются два последовательных согласования с техническим директором и главным бухгалтером. Только после успешных первых двух согласований документ перейдет к директору. На этом этап согласования заканчивается, и документ переходит в стадию выполнения, где первым этапом предстоит оплатить технику по счету. На эту операцию главному бухгалтеру выделили 2 рабочих дня. И, наконец, осталось проконтролировать комплектность поставки, за которую ответственным назначен технический директор.

 Пример 4

Пример №4. Реализация бизнес-процесса согласования отпуска сотрудника. Смотреть видео с этим примером.
Как читать диаграмму: В среду 8 сентября 2010г. контролер документа (сотрудник, которому нужно согласовать свой отпуск) создал маршрут согласования заявления на отпуск. Он состоит из 4-х элементов. Первые два элемента выполняются одновременно. Это уведомление бухгалтерии о том, что контролер собирается в отпуск, также бухгалтерия должна предоставить информацию об уже использованных днях отпуска. Параллельно запускается согласование с начальником отдела, который, исходя из загрузки, определяет можно ли отпустить сотрудника. После успешного выполнения первых 2-х элементов документ переходит на согласование к директору, который принимает окончательное решение об отпуске (Если же отпуск не согласовал начальник отдела, документ до директора не дойдет).  Если директор одобрит отпуск, то документ переходит опять в бухгалтерию, чтобы уведомить их о том, что отпуск все таки согласован.

Для примеров в динамике ознакомьтесь с нашими видео роликами.

/ Словарь
Бесконтрольность
— несвоевременное (с нарушением установленного срока по поручению) принятие решений по представленным отчетам / резолюциям / поручениям по контрольным документам.
/ Новости
Интеграция с ССТУ.РФ
В версии 149 будет доступна автоматическая выгрузка результатов обращений граждан на портал ССТУ.РФ
Новая версия 148 MSSQL
Вышла новая версия клиентского модуля документооборота «АЛЬФА ДОК». Обновление произойдет автоматически при следующем запуске системы, если Ваша база данных соответсвует новой версии клиента.
При копировании материалов с сайта обязательна ссылка на источник. Обращаем ваше внимание на то, что данный интернет-сайт носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями Статьи 437 (2) Гражданского кодекса Российской Федерации.