Электронный документооборот

«АЛЬФА ДОК». Просто. Быстро. Надежно

Главная страница Карта сайта Форма обратной связи Обратный звонок
/ Это интересно
Средний бумажный документ
— имеет 19 копий

Для того чтобы лучше понять подход к автоматизации делопроизводства на предприятии, использованный в системе «АЛЬФА ДОК», ознакомьтесь с примерами маршрутов документов, но перед этим прочтите краткую шпаргалку по используемым терминам и посмотрите легенду для диаграммы Ганта.

Пример маршрута

Пример №1. Самый простой маршрут, состоящий из одного элемента (уведомления).
Как читать диаграмму: В пятницу 18 июня 2010г. Специалист контролирующий делопроизводство на предприятии создал уведомление (отображается голубым цветом) сотруднику Смирнову сроком до конца текущего рабочего дня. В тот же день документ был запущен в работу (об этом говорит надпись "Старт маршрута") и исполнительный Смирнов поставил свою резолюцию об ознакомлении с документом и его содержимым (об этом говорит штриховка элемента слева направо). 

Пример маршрута

Пример №2. Простое поручение сотруднику. 
Как читать диаграмму: В пятницу 11 июня 2010г. контролер документа создал поручение (отображается зеленым цветом) сотруднику Иванову сроком 1 рабочий день. Поскольку задание было создано в течение рабочего дня перед праздниками "День России" и выходными, то система автоматически поставила срок на 15 июня, отведя исполнителю остаток текущего рабочего дня и целый рабочий день (вторник 15 июля) на выполнение задания. Исполнительный Иванов выполнил задание во вторник (штриховка слева направо), а не менее ответственный контролер проверил выполнение и подтвердил правильное выполнение задания (штриховка справа налево).

 Пример маршрута

Пример №3. Реализация бизнес-процесса согласования договора на поставку и контроль поставки. 
Как читать диаграмму: В четверг 29 июля 2010г. контролер документа создал маршрут согласования договора на поставку техники. Он состоит из 3-х согласований, 1-го поручения и 1-го уведомления. Первыми запускаются два последовательных согласования с техническим директором и главным бухгалтером. Только после успешных первых двух согласований документ перейдет к директору. На этом этап согласования заканчивается, и документ переходит в стадию выполнения, где первым этапом предстоит оплатить технику по счету. На эту операцию главному бухгалтеру выделили 2 рабочих дня. И, наконец, осталось проконтролировать комплектность поставки, за которую ответственным назначен технический директор.

 Пример 4

Пример №4. Реализация бизнес-процесса согласования отпуска сотрудника. Смотреть видео с этим примером.
Как читать диаграмму: В среду 8 сентября 2010г. контролер документа (сотрудник, которому нужно согласовать свой отпуск) создал маршрут согласования заявления на отпуск. Он состоит из 4-х элементов. Первые два элемента выполняются одновременно. Это уведомление бухгалтерии о том, что контролер собирается в отпуск, также бухгалтерия должна предоставить информацию об уже использованных днях отпуска. Параллельно запускается согласование с начальником отдела, который, исходя из загрузки, определяет можно ли отпустить сотрудника. После успешного выполнения первых 2-х элементов документ переходит на согласование к директору, который принимает окончательное решение об отпуске (Если же отпуск не согласовал начальник отдела, документ до директора не дойдет).  Если директор одобрит отпуск, то документ переходит опять в бухгалтерию, чтобы уведомить их о том, что отпуск все таки согласован.

Для примеров в динамике ознакомьтесь с нашими видео роликами.

/ Словарь
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ
— журнал регистрации входящих, или исходящих, или внутренних документов. Основное назначение: отражение факта поступления или отправки документов, учет документов, присвоение номеров документам.
/ Новости
Новая версия 149 MSSQL
Вышла новая версия клиентского модуля документооборота «АЛЬФА ДОК». Обновление произойдет автоматически при следующем запуске системы, если Ваша база данных соответсвует новой версии клиента.
Интеграция с ССТУ.РФ
В версии 149 будет доступна автоматическая выгрузка результатов обращений граждан на портал ССТУ.РФ
При копировании материалов с сайта обязательна ссылка на источник. Обращаем ваше внимание на то, что данный интернет-сайт носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями Статьи 437 (2) Гражданского кодекса Российской Федерации.